Emplois

Le candidat qui se joindra à notre équipage aura le privilège de faire partie d’une organisation reconnue pour la qualité de ses services offerts aux enfants et à leurs familles.

Il sera  :

  • Enthousiaste et manifestera le désir de contribuer au succès de l’équipage du Phare Enfants et Familles et de créer un climat de travail axé sur l’excellence;
  • Un collaborateur qui contribuera à établir et à maintenir des relations avec ses collègues fondé sur la confiance et la coopération;
  • Responsable et répondra du résultat de ses actions et de son impact sur le bien être des enfants;
  • Dévoué et démontrera, dans ses façons de faire et ses réalisations avec les autres, un engagement et un respect envers la "Philosophie et les Valeurs" du Phare Enfants et Familles.

 

Nous vous invitons à soumettre votre candidature pour les postes offerts dans l’organisme en nous acheminant votre curriculum vitae en précisant le poste qui vous intéresse à l’adresse courriel : emploi@phare-lighthouse.com.

Le service des ressources humaines communiquera avec vous si votre candidature correspond au profil recherché. 

POSTES À COMBLER:

 

    Sous la supervision de la directrice générale, l’adjointe administrative assiste la direction générale, le comité de direction et les comités de la gouvernance dans l’accomplissement de leur mandat.
    Elle assure le secrétariat de la directrice générale et l’organisation de ses dossiers. Elle est responsable du système de gestion documentaire de l’organisation. Elle coordonne et soutien les processus de gestion de projets et d’approvisionnement ainsi que l’adjudication des contrats qui en découlent. Elle est également responsable du dossier de l’entretien du bâtiment.
       
       Soutien administratif
      • Assure les activités administratives et cléricales du conseil d’administration, du comité de direction et de la directrice générale : rédige la correspondance régulière, les différents textes, produit les rapports nécessaires afin de supporter la direction générale et le conseil ;
      • Assure la logistique requise pour les réunions du conseil d’administration et de ses comités, de l’assemblée générale annuelle, du comité de direction et de la directrice générale : convocations, organisation matérielle des rencontres et des salles, préparation de l’agenda, impression des documents, prise de notes, rédaction des comptes rendus et suivis, préparation de documents synthèse et rapports de gestion ;
      • Coordonne et assure le suivi et la mise à jour du système de classification/d’archivage des documents administratifs;
      • En collaboration avec les équipes internes, coordonne la mise à jour, assure la classification des politiques et procédures et s’assure de leur diffusion ;
      • Procède à l’analyse du courrier, détermine les suites à donner, prépare la documentation lorsque nécessaire et rédige la correspondance ;
      • Assiste la direction générale dans l’amélioration des processus et des outils (gestion de projets, plan classification/d’archivage, politiques et procédures…) ;
      • Assiste la direction générale dans l’amélioration des processus et des outils ;
      • Assure la réception et le traitement des appels et la gestion de l’agenda de la directrice générale ;
      • Collabore aux visites du Phare ;
      • Tient à jour les divers inventaires : ententes/contrats, sécurité, entretien et maintenance du bâtiment, TI ;
      • Coordonne toute demande nécessitant l’intervention d’un service technique (entretien, informatique, télécom, etc.) et veille au bon fonctionnement des équipements.

       
       Approvisionnement et gestion des contrats

      • Veille au fonctionnement optimal et au renouvellement du parc d’équipements des TI ;
      • Coordonne la gestion et le suivi des appels d’offre et des soumissions ;
      • Est responsable du renouvellement des contrats d’entretien et de réparation et de l’opérationnalisation des activités qui s’y rattachent, des achats et des relations avec les fournisseurs et les partenaires ;
      • Gère les projets reliés aux aménagements et aux ressources matérielles ;
      • Rédige, révise et recommande les politiques et procédures nécessaires à la bonne gestion du bâtiment selon les normes en vigueur et les exigences internes ;
      • Élabore et voit à l’application et au suivi des mesures d’urgence et de sécurité (évacuation incendie, normes électriques, veille et anticipation des risques…).

       
       Diffusion de l’information

      • Rédige ou collabore à la rédaction ou à la révision de textes administratifs diffusés à l’interne ou à des partenaires (ex : bulletins internes, rapports administratifs, etc.).

       
       Autre

      • À la demande de son supérieur immédiat, effectue tout autre mandat ou tâche relevant de ses compétences.

       
      Profil recherché

      • Diplôme d’études collégiales en administration ou techniques de bureau (ou équivalence)
      • Maîtrise parfaitement les logiciels de la suite Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
      • Excellente maîtrise de la langue française et très bonne connaissance de l’anglais
      • Fait preuve d’un bon jugement et d’un excellent sens des priorités
      • Fait preuve de discrétion et de professionnalisme dans l’exécution de ses fonctions
      • Excellente capacité à travailler en équipe, sous pression et avec un minimum de supervision
      • Démontre de l’autonomie, de l’initiative, de la rigueur et de la souplesse
      • 5 ans d’expérience pertinente

       

      Les personnes intéressées sont priées d’envoyer leur curriculum vitae avant le 21 février 2017, 17h, par courriel à emploi@phare-lighthouse.com.

      Important:

      Nous apprécions votre intérêt pour le Phare. Toutefois, nous communiquerons qu’avec les candidats retenus.